Modello di lavoro · esempio illustrativo, non un risultato cliente
Checklist per il passaggio dei contatti dal marketing alle vendite.
Una richiesta non è gestita solo perché è entrata nel CRM. Usa questo modello per concordare il responsabile, le informazioni necessarie, il prossimo passo e le eccezioni. Copialo nel tuo documento o stampalo dal browser. Nessuna registrazione richiesta.
Scarica il registro modificabile delle regole e dei test CRM (Markdown). Contiene regole da concordare, sette scenari di collaudo e una scheda di consegna. Aprilo in un editor di testo o copialo nel documento del team. I risultati restano vuoti finché non esegui le verifiche.
Un flusso da adattare
- Richiesta ricevuta
Registra contatto, richiesta e contesto disponibile. - Verifica e assegnazione
Controlla duplicati, completezza e responsabile. - Presa in carico
Il referente conferma la responsabilità e il prossimo passo. - Qualificazione
Registra esito e motivazione secondo regole condivise. - Avanzamento o uscita
Opportunità, seguito futuro o chiusura motivata.
È una mappa illustrativa, non la ricostruzione del CRM di un cliente. Adatta le fasi al tuo processo: non sono nomi obbligatori di HubSpot o Zoho.
Le regole da concordare
| Decisione | Regola da definire |
|---|---|
| Responsabile | Chi riceve la richiesta? Chi la riassegna se la persona non è disponibile? |
| Dati necessari | Contatto, azienda, esigenza, data, fonte disponibile, responsabile e prossimo passo. Raccogli solo ciò che serve. |
| Provenienza | Mantieni i dati di origine disponibili; non sostituire una fonte assente con una deduzione. |
| Qualificazione | Quali condizioni rendono il contatto pertinente? Chi registra un rifiuto e il relativo motivo? |
| Tempi | Quale tempo di presa in carico è sostenibile per il team? Da concordare, non un tempo standard imposto dal modello. |
| Duplicati | Quale record manteniamo e come conserviamo attività e proprietà utili? |
| Automazioni | Quale evento attiva l’azione, chi controlla un errore e cosa deve restare manuale? |
| Consegna | Chi usa il flusso e quale formazione serve per il lavoro quotidiano? |
Come concordare quali lead passare alle vendite
Prendi cinque richieste recenti e descrivile senza nomi o recapiti. Chiedi a una persona del marketing e a una delle vendite di decidere separatamente che cosa fare con ciascuna. Per ogni decisione, fate indicare il fatto che la giustifica, chi deve agire e quando. Confrontate le risposte prima di aggiungere campi o punteggi nel CRM.
| Richiesta di esempio | Decisione da provare | Cosa registrare nel CRM |
|---|---|---|
| Azienda in target, esigenza compatibile e richiesta di un confronto | Le vendite prendono in carico la richiesta e concordano il primo passo. | Responsabile, azione prevista e scadenza. |
| Azienda in target e richiesta pertinente, con budget ancora da chiarire | Le vendite verificano il budget durante il primo confronto, se le regole del team lo consentono. | Informazione mancante e domanda da fare. |
| Contatto interessato a una guida, senza richiesta di parlare con le vendite | Il marketing mantiene la responsabilità. Un eventuale seguito dipende dalle preferenze di comunicazione. | Segnale osservato e condizione che giustificherebbe il passaggio. |
| Richiesta per un servizio che l’azienda non offre | Il referente chiude la richiesta con un motivo specifico, utile anche a chi gestisce le campagne. | Esito e motivo di esclusione. |
Se i due team decidono diversamente sul budget mancante, provate a scrivere una regola osservabile. Per esempio, una richiesta esplicita da un’azienda in target passa alle vendite se riguarda un servizio disponibile. Il referente verifica poi il budget nel primo colloquio. Riprovate la regola su casi diversi da quelli usati per definirla e annotate i casi in cui il criterio produce una decisione poco utile.
Dopo la prima settimana, controllate quante richieste assegnate sono ancora senza decisione oltre la scadenza concordata e quali motivi di esclusione si ripetono. Una richiesta scaduta senza valutazione resta da esaminare. Tenetela separata dai rifiuti quando decidete se correggere il passaggio o rivedere il pubblico delle campagne.
Scopri come rivedere le regole nel tuo processo CRM.
Test prima della consegna
- Percorso normale: una richiesta di prova arriva una sola volta, con il responsabile e i dati previsti.
- Duplicato: il comportamento è quello concordato, senza perdere attività utili.
- Dati incompleti: il contatto resta visibile e ha un prossimo passo, anziché scomparire dal processo.
- Responsabile assente: esiste un’alternativa concordata.
- Errore nell’automazione: qualcuno vede il problema e può intervenire.
- Contatto fuori target: il motivo viene registrato e può tornare al marketing.
- Uscita dalle comunicazioni: la preferenza effettiva viene rispettata nel flusso pertinente.
Registro della verifica
Per ogni test registra data, percorso, risultato atteso, risultato osservato, responsabile e intervento ancora necessario. I dati di prova devono essere riconoscibili. Evita di usare dati personali reali quando non sono necessari.
Cosa controllare dopo l’utilizzo
Richieste senza responsabile, prossime azioni mancanti, motivi di rifiuto e differenze tra il processo documentato e quello seguito dalle persone. Un passaggio configurato non dimostra da solo che il team lo utilizzi.
Il modello non presuppone funzioni a pagamento: prima di scegliere le automazioni, verifica cosa permette il piano HubSpot o Zoho effettivamente in uso.